Van vastlegger naar regisseur

Notulisten in de clinch

Een training heeft af en toe iets weg van een vergadering: er ontstaat een discussie. Zo ook dit voorjaar toen ik bij een onderwijsinstelling in het midden van het land de training Notuleren als een pro gaf.

Het zit zo.

We hebben het over de transcriptie uitwerken met AI. Suzan zegt dat ze er nog veel werk aan heeft omdat ze nog steeds zelf de hoofd- en bijzaken tijdens een agendapunt moet scheiden. Job zegt dat hij ook zelf de besluiten en acties noteert.

Melissa niet.

'Vaak is me niet duidelijk wat nou precies is besloten,' zegt ze, 'dus vraag ik aan AI om het besluit uit de discussie te halen.'

Job zit erbovenop: 'Hoe controleer je dat dan?' vraagt hij.

'Niet,' antwoordt Melissa.

Ik loop naar het midden van de opstelling en gebaar dat ik de discussie even stil wil leggen omdat hier iets interessants gebeurt.

Het zit zo.

Van vastlegger naar regisseur, actie!

Door AI verandert de rol van een managementondersteuner enorm. Voorheen moest een notulist vooral vastleggen: wat is er aan de hand, wat vinden we daarvan, en wat gaan we eraan doen.

Nu niet meer. Nu is de rol steeds meer regie voeren.

Waarom? Omdat we een notuleerassistent hebben. Onze vriend Copilot, Claude, ChatGPT, Mistral Vibe of Gemini bijvoorbeeld.

In plaats van zelf hoofd- en bijzaken selecteren, besluiten noteren en acties uitschrijven, moeten we onze assistent instrueren. Regie voeren dus. En dat vraagt andere expertise.

Nog steeds moet de notulist inhoudelijk op de hoogte zijn van de agendapunten en weten wat wel en niet in het verslag moet. Maar de aantekeningen of de transcriptie zelf uitwerken, dat hoeft niet meer. Dat doet de assistent, op jouw opdracht.

En bij regie voeren hoort ook controleren: heeft je assistent het gedaan zoals je het hebt gezegd? Ontspoort het verslag op sommige punten? Is de discussie terecht en goed samengevat?

Melissa trekt aan de handrem

Ja, dat is voor sommige deelnemers van deze training een lastig te verwerken boodschap. Bijvoorbeeld voor Melissa.

'Dan kan ik het net zo goed zelf doen,' zegt ze.

Ik begrijp haar reactie, maar zo zwart-wit is het niet.

De regie voeren over jouw AI-tool is niet zo lastig als je weet hoe je de prompt moet schrijven.

'Dat is nou juist het probleem,' zegt Job.

Het recept voor de perfecte notulencake

En daar heb ik een tool voor!

'Hoe zou het zijn als je een soort recept hebt? Alsof je een cake bakt?' vraag ik.

'Geweldig,' antwoordt hij.

Ik open mijn promptgenerator op het scherm. Een superhandige tool die je door het hele proces leidt, van voorbereiding tot het uiteindelijke verslag. Ik laat zien welke gegevens je moet invullen, waar je de agenda kunt plaatsen, de transcriptie en wat je verder nog aan instructies wilt meegeven…

Maar een tool invullen is niet hetzelfde als weten wát je moet invullen.

Wil je bijvoorbeeld dat de discussie wordt samengevat of alleen het besluit? Moet de assistent citeren of parafraseren? Hoe uitgebreid moet het verslag zijn, en voor wie is het bedoeld? Dat weet je alleen als je notuleren nog steeds in de vingers hebt. De promptgenerator vraagt erom, maar het antwoord komt uit jouw vakkennis, niet uit de tool.

Dan druk ik op de knop Genereer mijn prompt.

En voilà…

Een kant-en-klare prompt die je alleen nog hoeft te kopiëren en in je eigen AI-tool hoeft te zetten.

'Dus ik hoef toch niet zelf het werk te doen?' zegt Melissa.

'Toch wel,' zeg ik. 'De oven bakt de cake. Het recept en de smaaktest zijn nog steeds voor jou.'