De perfecte notulen bestaan niet, en dat is maar goed ook
Waarom perfecte notulen een mythe zijn
De perfecte notulen bestaan niet.
Net zomin als:
- de perfecte vergadering
- de perfecte agenda
- of die collega die zich wél aan zijn spreektijd houdt
Vergaderingen zijn rommelig. Mensen denken hardop, maken zijstapjes, komen terug op eerdere punten en zeggen vijf minuten later soms iets totaal anders.
Laat zien dat je er bent en dat je meedenkt
Wat AI wél kan: alles opschrijven
AI registreert dat allemaal feilloos.
Echt alles.
- De halve zinnen
- De zinnen die later worden ingetrokken
- Zelfs die ‘grappige’ opmerking waar vooral stilte op volgde
Maar volledigheid is nog geen helderheid. Sterker nog: het staat soms juist in de weg.
Notuleren met AI vraagt om iets anders dan letterlijkheid
Het voorbeeld van Wilma
Tijdens een training Notuleren met AI stelt Wilma een vraag.
Ik hoor wat ze zegt. Ik begrijp haar woorden. Maar ik heb geen idee wat ze van mij wil.
Dus vraag ik: ‘Ik begrijp wat je zegt, maar wat is je vraag?’
En daar gebeurt het.
Wilma schrikt. Ze valt stil. Kijkt even om zich heen. De groep kijkt mee. Geruisloos.
‘Nou ja,’ zegt ze, ‘ik moest hier opeens aan denken.’
Dat moment. Dat kennen we allemaal.
Een brug in een leeg landschap: niet perfect, wel helder. Zoals notulen die misverstanden voorkomen
De valkuil van vergaderjargon
Als niemand doorvraagt
Want als niemand doorvraagt, begrijpen we elkaar dan echt?
Of hopen we vooral dat het wel ongeveer duidelijk genoeg is?
In vergaderingen hoor je vaak:
- ‘Dat nemen we mee.’
- ‘Daar komen we op terug.’
- ‘Dat vraagt nog wat uitwerking.’
Iedereen knikt.
Opgelucht.
Tot later blijkt dat iedereen iets anders bedoelde.
De kern van goed notuleren: durven doorvragen
Notuleren gaat daarom niet over alles opschrijven.
Maar over durven vragen wat er bedoeld wordt.
AI schrijft mee.
Jij denkt vooruit.
Conclusie: geen perfecte notulen, wél notulen die ellende voorkomen
De perfecte notulen bestaan niet.
Maar notulen die misverstanden en gedoe voorkomen — gelukkig wel.
