Ik hoor het nog steeds in mijn notuleertrainingen. De vergadering begint, het tempo gaat omhoog, vergaderaars praten door elkaar, en ergens in de zaal zit een managementondersteuner al driftig te typen. Oren gespitst. Ogen op scherp. En ondertussen licht gespannen.
Dan stel ik een vraag: ‘Wie van jullie schrijft de introductie van een agendapunt tijdens het overleg?’
Vrijwel alle deelnemers knikken.
En dan zeg ik: ‘Dat is nou precies het onderdeel dat je níét tijdens de vergadering hoeft te doen.’
Dan volgt de bekende reactie: verbaasde blikken en gefronste wenkbrauwen.
Notuleren voelt vaak alsof alles tegelijk moet: luisteren, filteren, samenvatten, formuleren én meedenken.
Maar zo hoeft het helemaal niet te gaan.
Geef jezelf rust
Met AI kun je een belangrijk deel van het notuleren al vóór de vergadering doen. En dat geeft rust. Veel rust.
Ik heb het over de introducties van agendapunten: de beeldvorming.
Zijn er stukken, voorstellen of beslisnotities? Dan kun je AI vooraf vragen om daar in een paar zinnen een heldere introductie van te maken. Die zet je alvast in je conceptverslag, netjes per agendapunt. Tijdens het overleg hoef je alleen nog te checken: komt wat ik hier heb staan overeen met wat er wordt gezegd?
Ja? Dan zit je goed.
Nee? Dan voeg je toe of haal je weg.
The post
Dat vooruitdenken doet me denken aan de film The Post. Niet alleen vanwege het journalistieke werk, maar vooral vanwege de rol van Meryl Streep. Zij is degene die orde aanbrengt in de chaos, overzicht houdt en informatie op het juiste moment bij de juiste persoon krijgt. Niet op de voorgrond, maar zonder haar loopt de boel vast.
Dat herken ik zó in het werk van managementondersteuners.
De echte invloed zit niet in het notuleren tijdens de vergadering zelf, maar in wat daaraan voorafgaat: informatie selecteren, duiden en terugbrengen tot de kern. Zodat de vergaderaars besluiten kunnen nemen op basis van hetzelfde vertrekpunt.
Dat is precies wat Marion deed, een deelnemer aan mijn training. Met AI schreef zij vooraf de intro’s van de agendapunten. Ze zette die zelfs al op de agenda. Zodat iedereen wist: dit is de context, dit is het vertrekpunt.
Zonder het woord te nemen, maar mét impact.
Wat ik hier zo mooi aan vind: AI neemt je werk niet over. Het versterkt je vakmanschap. Je verschuift van meeschrijven naar meedenken. Van reactief naar voorbereid.
En dát voel je.
Mijn filmtip: kijk The Post. De film is regelmatig te vinden via streamingdiensten of te huren via online platforms. Let vooral op wie het overzicht bewaakt, en hoeveel verschil dat maakt.
En misschien denk je de volgende keer in een overleg: ‘Ik hoef dit niet allemaal nú te doen. Ik heb dit al voorbereid.’
Begin februari werk ik hier weer mee met een open groep, met echte agenda’s en echte stukken. Geen trucjes, maar rust in je hoofd en scherpte op papier.
Wil je erbij zijn? Schrijf je hier in.
